list motywacyjny

Czy warto pisać dziwne listy motywacyjne?

Dziwne listy motywacyjne są z reguły nieskuteczne. Co najwyżej, któś się z nich pośmieje. Poniżej wklejam taki przykład "nietypowego" listu motywacyjnego.

Proszę pamiętać że tego typu forma może być używana tylko w specyficznych sytuacjach, ale nawet na "artystyczne" czy też "kreatywne" stanowiska może nie zyskać niczyjego uznania. Dlatego list motywacyjny nietypowy, dziwny, charakterystyczny, niezgodny z regułami pisania, wyląduje w koszu lub teczce osobliwości.

Jeszcze o pisaniu listu motywacyjnego

List motywacyjny powinien zapadać w pamięć w sposób pozytywny, ale żeby tak było wcale nie musimy napisać 3 stron o naszych zaletach. Czasem wystarczy kilka celnych zdań, które w efektowny sposób podsumowują naszą kandydaturę. Nad tymi zdaniami warto popracować.

Czasem zajmie to kilkadziesiąt minut lub nawet kilka godzin i dalej będziemy niezadowoleni, ale praca taka na pewno opłaci się na przyszłość.

Jeśli chodzi o zalecenia, które mogą ułatwić ten żmudny proces to przede wszystkim:

1. W liście motywacyjnym nie pozwalamy sobie na lanie wody, bo nie ma na to miejsca. Owszem można rozszerzyć list do dwóch stron, ale tylko po to by mieć pewność, że nikt go nie przeczyta. Krótko mówiąc ma być krótko i na temat, ale nie nudno. List musi mieć rytm i dynamikę, która udzieli się czytającemu.
2. Dobrą figurą stylistyczną jest użycie cytatów innych osób, które wypowiadają się o naszych zaletach i osiągnięciach. Daje to wrażenie naszych dodatkowych kompetencji i w dodatku opisywanych przez osoby trzecie co je uwiarygadnia. Oczywiście piszemy tutaj prawdę.
3. List motywacyjny powinien być dopasowany do konkretnego ogłoszenia o pracę. Im bardziej specjalistyczna oferta pracy i im bardziej specjalistyczne kwalifikacje tym bardziej sprofilowana powinna być aplikacja.
4. Od początku do końca pamiętajmy o celu naszego listu motywacyjnego. Celem tym jest skłonienie rekrutującego do zaproszenia nas na rozmowę kwalifikacyjną. Celem nie jest natomiast ogólna prezentacja naszej osoby, dlatego też należy ściśle trzymać się odniesienia do wymagań przedstawionych w ogłoszeniu oraz innych danych, które już zebraliśmy o firmie.
5. Przy pisaniu dokumentów warto zajrzeć na stronę internetową pracodawcy, być może taka „wizyta” będzie dodatkowych natchnieniem oraz uzupełni nasz list o jakieś spersonalizowane zdanie
6. Sprawdź efektywność listu. Jeśli chcemy rzeczywiście sprawdzić czy nasz list wywiera pozytywne wrażenie lub czy jest tak dobry jak sobie wyobrażamy, warto wysłać go do znajomych z prośbą o obiektywną opinię. W końcu lepiej dowiedzieć się prawdy o tekście zanim prześlemy go rekrutującemu. Opinia znajomych pozwoli nam udoskonalić dokumenty i nie należy się jej obawiać.

Funkcja i struktura współczesnego listu motywacyjnego

Napisanie cv z reguły nie stanowi problemu. Wystarczy szablon dostępny w sieci lub od znajomych, wypełnienie go treścią i już mamy jakiś start, który można udoskonalić. Z listem motywacyjnym sprawa jest bardziej skomplikowana. Podstawową barierą już na początku staje się to, że nie wiadomo do końca, co ma się w liście znaleźć. Wiadomo, że zajmuje on około 3/4 strony, wiadomo że jest adresowany do pracodawcy, wiadomo, że wysyłamy go razem cv, ale co ma być w środku?.

Definicja: co to jest list motywacyjny?

List motywacyjny to dokumentem, pismo, które towarzyszy cv, kiedy wysyłamy swoją aplikację do potencjalnego pracodawcy. Bez listu motywacyjnego pracodawca musiałby domyślać się, jakie stanowiska nas interesują, do kogo kierujemy swoje cv, jakie są nasze oczekiwania oraz tego, co nas wyróżnia.

Funkcje listu

Informacyjna – list informuje pracodawcę o tym, na jakie stanowisko aplikujemy, streszcza nasze kwalifikacje

Marketingowa – list pełni funkcję pisma „reklamowego”, mówi o naszej motywacji, unikalności, wyjątkowości, specjalnych cechach wyróżniających.

Wstęp i zakończenie – mają głównie charakter informacyjny

Treść główna – raczej przeważa charakter marketingowy, podkreślanie swoich zalet. W żadnym wypadku w liście nie piszemy o negatywnych stronach.

Podstawowe informacje

List motywacyjny jest naszym pierwszym kontaktem z potencjalnym pracodawcą. Powinien być napisany tak, żeby pierwsze wrażenie o nas było dobre.

Zalecenia wstępne

List motywacyjny piszemy zawsze na maksimum jedną stronę formatu A4.
Tylko na wyraźną prośbę ze strony pracodawcy możemy odstąpić od tego standardu
Powinniśmy wysilić się na przynajmniej kilka zdań od siebie

Struktura nagłówka

List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie powinien w nagłówku zawierać imię i nazwisko, kontakt, ewentualnie dane adresowe lub e-mail. Powinniśmy też list zaopatrzyć w datę i miejscowość w formacie np. Warszawa, dn. 15 października 2006. Oprócz tego w liście w odpowiedzi na ogłoszenie nie powinniśmy zapomnieć o danych tej osoby/firmy, do której kierujemy nasz list tj. Nazwa pracodawcy i jego adres pod danymi dotyczącymi naszej osoby, pod datą i bliżej prawej strony.

JAN KOWALSKI    

tel. 500 111-111

Warszawa, dn. 17 maja 2005

Nazwa firmy

Adres firmy

Szanowni Państwo,

Początek listu

Jeśli chodzi o treść listu, to składa się ona z 3-4-5 paragrafów. Celem pierwszego z nich jest wstępne określenie, dlaczego piszemy nasz list, w odpowiedzi na jaką ofertę oraz tego jak dowiedzieliśmy się o tym, że taka oferta jest dostępna. Może on brzmieć na przykład tak:

Treść główna listu motywacyjnego

W drugim paragrafie naszym celem jest takie przedstawienie swoich kwalifikacji, zalet, umiejętności, doświadczeń, certyfikatów, wyszkolenia i dokonań, które przekona pracodawcę, że jesteśmy odpowiednią osobą na stanowisko. List motywacyjny musi być odpowiedzią na ogłoszenie i odniesieniem się do wymagań, które zawarto w ogłoszeniu.. Nasze deklaracje powinny być poparte przykładami, bo dzięki temu staną się bardziej wiarygodne dla czytającego.

W paragrafie trzecim możemy przedstawić nasze mniej ważne kwalifikacje oraz umiejętności, które możemy zaoferować, informacje o przygotowaniu teoretycznym, lub na przykład podkreślić znajomość języków, opowiedzieć o naszych cechach, korzyściach, które przyjęcie nas przyniesie firmie oraz naszej motywacji i chęci pracy na oferowanym stanowisku. Można to napisać tak:

Jestem osobą otwartą i łatwo nawiązuję kontakty z innymi ludźmi. Co ważne na oferowanym przez Państwa stanowisku, posiadam doskonałą umiejętność organizacji czasu pracy i określania priorytetów. Wierzę, że Państwa oferta pozwoli mi na rozwój mojej kariery zawodowej oraz, że moje doświadczenia i kwalifikacje przyniosą wymierne korzyści Państwa firmie.

Zakończenie

W ostatnim paragrafie dziękujemy za uwagę, przedstawiamy formę i propozycję kontaktu oraz deklarujemy chęć współpracy i spotkania, która pomoże pracodawcy w dokonaniu dobrego wyboru. Zakończenie powinno składać się z 3-4 zdań i mieć raczej charakter formalny, zostawiając inicjatywę po stronie pracodawcy.

List kończymy zwrotem, Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem, oraz podpisujemy imieniem i nazwiskiem. Jeśli wysyłamy dokumenty w formie papierowej należy je podpisać odręcznie. Przykładowe zakończenie może wyglądać tak:

Jeśli pierwsza wersja naszego listu motywacyjnego jest już gotowa a nie jesteśmy z niej ostatecznie zadowoleni, nadszedł czas na modyfikacje i poprawki.

Poprawka 1: Do kogo piszemy?

Standardowymi tytułami w liście motywacyjnym są określenia:

Szanowna Pani,

Szanowny Panie, lub

Szanowni Państwo.

Używamy tego typu bezosobowych wstępów, jeśli nie znamy nazwiska osoby, do której trafi nasza aplikacja. Jeśli jednak osoba taka jest określona w ogłoszeniu (a czasem tak bywa), albo po prostu wiemy, kto to jest, warto użyć  np. Szanowna Pani {nazwisko}, Szanowny Panie {nazwisko}

Poprawka 2: Do kogo piszemy?

Przy pisaniu list motywacyjnego i życiorysu zawodowego warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

Do jakiej firmy piszemy? (organizacja formalna, nieformalna)

Jacy ludzie w niej pracują? (poważni, luzni, artystyczni)

Jakie wartości są ważne? (to znajdziemy w misji)

Jaki jest cel organizacji? (z reguły organizacje piszą o swoich celach w informacjach o firmie)

Warto znać na nie odpowiedzi, ponieważ pozwolą nam one zdeterminować czy będziemy pasować do danej firmy oraz czy nasz list jest pod względem stylu odpowiedni.

Odpowiedzi na postawione wyżej kwestie znajdziemy przeglądając na przykład stronę internetową firmy, dokładnie czytając ogłoszenie lub nawet składając osobistą wizytę siedzibie firmy.

Poprawka 3:Jakie informacje zamieszczamy w liście motywacyjnym?

Przede wszystkim należy tutaj pamiętać by list nie był rozwlekły. Skupiamy się na rzeczach najistotniejszych. Nie wymieniamy słabych punktów, bo szkoda na to miejsca. NIe mówimy rzeczy oczywistych lub wynikających bezpośrednio z CV. Jeśli to możliwe powinniśmy pochwalić się osiągnięciami.

Ważna uwaga: Nie musi to być chwalenie się szczegółowe. Wystarczy ogólnie podać informacje w czym jesteśmy rzeczywiście dobrzy.

Drugą ważną kwestią, jest zwrócenie uwagi, że mamy konkretny cel, dla którego piszemy list motywacyjny. Celem tym jest odpowiedź na ofertę, która zaowocuje zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjna. Celem nie jest natomiast prezentacja naszej osoby jako takiej, dlatego też należy ściśle trzymać się odniesienia do wymagań przedstawionych w ogłoszeniu oraz innych danych, które już zebraliśmy o firmie i jej potrzebach.

Ważna uwaga: Nigdy nie piszmy że czegoś nie umiemy, nie wiemy, musimy się douczyć. List i życiorys ma być reklamówką. W żadnej reklamówce w telewizji, radiu czy prasie nie mówi się o negatywnych cechach produktu. W naszych dokumentach też powinniśmy przyjąć taką zasadę. Jesteśmy dobrzy, spełniamy wymagania i informujemy o tym pracodawcę. Koniec kropka.

Poprawka 4:Literówki, błędy ortograficzne, styl

Literówki są niedopuszczalne dlatego należy bardzo dokładnie sprawdzić list przed wysłaniem. Obecnie kiedy edytory tekstów zawierają moduły sprawdzania pisowni, wytropienie błędów nie stanowi aż takiego wyzwania, dlatego tym bardziej są one piętnowane przez rekruterów.  Jeśli mamy wątpliwości co do stylu i gramatyki, możemy poprosić kogoś by zweryfikował treść naszego listu.

Dość popularnym błędem o którym warto w tym miejscu wspomnieć jest wysyłanie listu motywacyjnego bez zmiany nazwy stanowiska oraz adresu pracodawcy. Zwykle dzieje się tak, kiedy korzystamy z jednego szablonu, a na raz chcemy przesłać kilka lub kilkanaście ogłoszeń. Łatwo jest wtedy pomylić adresatów, a to niestety najlepiej o nas nie świadczy. Dobrą metodą jest wykonanie ostatniego sprawdzenia po załączeniu pliku w emailu i jeśli są jakieś błędy skasowanie załącznika, poprawienie ich i ponowne załączenie.

Warto przy tym wspomnieć o niedopatrzeniu, które chyba zdarzyło się każdemu, kto wysyłał e-mail z załącznikiem czyli nie dołączenie plików. W takiej sytuacji najlepiej jest się nie tłumaczyć i wysłać swoje dane ponownie, tym razem z plikami.

Poprawka 5: Efektywność listu

Celem sprawdzenia czy nasz list wywiera odpowiednie wrażenie lub czy jest tak dobry jak  sobie wyobrażamy, warto wysłać go do kilku bliskich nam osób z prośbą o opinię. Wadą takiej metody jest ryzyko, że nasi znajomi, by nie robić nam przykrości nie powiedzą nam prawdy. By tego uniknąć, możemy na przykład poprosić znajomego, by anonimowo rozesłał nasz list do kilku swoich znajomych, którzy nas nie znają z prośbą o opinię w rodzaju. Znajomy prosił by ktoś ocenił jego list motywacyjny. Napiszcie szczerze co o nim myślicie. Krytyka może być bolesna, lecz nie należy się od niej odwracać.

List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie

Jest to najczęściej potrzebny typ listu. Charakterystycznym elementem jest tu ukierunkowanie na wymagania postawione w ofercie. Nie można zapomnieć o napisaniu nazwy stanowiska wziętej dokładnie z ogłoszenia oraz jeśli był podany o numerze referencyjnym. Po tych dwóch elementach nasza aplikacja będzie identyfikowana. Jeśli ich nie podamy, rekruter może nie mieć czasu domyślać się o co nam chodzi.

Ważna uwaga: Powinniśmy pamiętać, że nasz list jest odpowiedzią na ofertę pracy. Jeśli w swoich dokumentach nie odniesiemy się do wymagań pracodawcy, które mogą być bardzo sprecyzowane, prawdopodobieństwo zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną zmaleje.

List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie ma charakterystyczny początek, w którym informujemy że piszemy nasz list właśnie w odpowiedzi na ogłoszenie. We wstępie tego listu nie musimy więc silić się na oryginalność. On taki po prostu jest.

Przykład 1

W związku z ogłoszeniem dotyczącym oferty pracy na stanowisku {nazwa stanowiska} chciałabym zaproponować swoją kandydaturę. Załączam swój życiorys zawodowy, w którym dokładnie przedstawiłem swoje kwalifikacje i najważniejsze umiejętności. Wyrażam nadzieję, że po przejrzeniu mojej aplikacji uznacie Państwo, że jestem wartościowym kandydatem.

List motywacyjny wysyłany bez ogłoszenia

Jedną z metod poszukiwania pracy jest wysyłanie swoich aplikacji (mailingi) do działów personalnych różnych organizacji. Wtedy poprzedni typ listu jest bezużyteczny, bo nie ma ogłoszenia, na które odpowiadamy. Przydaje się jednak inny typ listu. Czynnikiem wyróżniającym jest znowu wstęp. Informujemy w nim, że chcielibyśmy zaoferować swoje umiejętności w jakieś specjalizacji. Najlepiej, jeśli jest jakaś dziedzina, a jeszcze lepiej stanowisko, którym jesteśmy zainteresowani.

Ważna uwaga: Wysyłanie listu ogólnego lub tylko samego cv, jest stratą czasu. Nie jesteśmy jedynym kandydatem, nikt nie będzie się zastanawiał po co piszemy. Jeśli w ogóle nasze cv zostanie wydrukowane to z powodu wspomnianych braków trafi do teczki „na czarną godzinę”, do której może nikt nigdy nie zajrzeć. Pamiętajmy więc by podać co nas interesuje.

Przykład 1

Doceniając pozycję Państwa firmy na rynku chciałabym zaproponować swoją osobę, na stanowisko ......................................... Jestem przekonana, że posiadam wszelkie predyspozycje, do bardzo dobrego wywiązywania się z przypisanych obowiązków. Załączam swoje CV, w którym przedstawiam najważniejsze umiejętności.

Wstępny list motywacyjny (pismo przewodnie) zamieszczane w e-mailu

Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Wysyłamy e-mail wpisujemy adres i załączamy naszą aplikację. Pole temat wypełniamy nazwą stanowiska i numerem referencyjnym, ale nic już nie piszemy w treści. Błąd, ponieważ już od treści e-maila można pozytywnie się wyróżnić i zachęcić naszego potencjalnego pracodawcę do zapoznania się z naszą ofertą. Warto wpisać tu przynajmniej dwa, trzy zdania o sobie, taki krótki wstępny list motywacyjny. Jest bowiem duża szansa że ktoś to przeczyta.

Przykład 1

Szanowna Pani/Panie,

W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w "Gazecie "Wyborczej" z dnia 14 września br., dotyczące oferty pracy na stanowisku Specjalisty ds. Handlowych (ref 1/1/a),  przesyłam moje dokumenty.

Za moją osobą przemawiają:

1. ponadprzeciętne osiągnięcia sprzedażowe
2. doświadczenie w branży FMCG
3. skuteczne umiejętności prowadzenia negocjacji handlowych
4. zdobyty tytuł handlowca roku

Szczegółowe informacje przedstawiłem w załączonym życiorysie zawodowym oraz liście motywacyjnym. W przypadku zainteresowania moją osobą proszę o kontakt pod numerem telefonu...................

Co robimy:

Od ponad 3 lat świadczymy usługi doradcze w zakresie redagowania cv i listu motywacyjnego w języku angielskim. Opracowujemy skuteczne listy motywacyjne dopasowane do profilu kandydata, branży oraz specjalizacji.

Przygotowywane przez nas dokumenty w efektowny sposób odzwierciedlają profil osoby, jej umiejętności, najważniejsze kwalifikacje oraz mocne strony i predyspozycje istotne z punktu widzenia stanowiska, o które się ubiega.

List motywacyjny po angielsku najczęściej dopasowujemy do konkretnych oferty pracy lub wymagań aplikacji na wyższą uczelnię zagraniczną.

CV profilujemy tak by dokładnie pasowało do wymagań ogłoszenia oraz tworzyło spójną całość z listem motywacyjnym.

Opis:

Odpowiednio przygotowane dokumenty aplikacyjne stanowią klucz do sukcesu, przy poszukiwaniu wymarzonej i odpowiedniej do kwalifikacji pracy. Nasi eksperci pomogą Państwu również w przygotowaniu takich dokumentów w języku angielskim.

Dokładamy wszelkich starań by Państwa curriculum vitae i list motywacyjny w języku angielskim przygotowywane były według reguł prowadzenia formalnej korespondencji w tym języku.

Dbamy o to by Państwa cv po angielsku stanowiło wizytówkę, którą każdy chce posiadać i w której forma i dobór słów kluczowych otwierają drzwi do prawdziwej kariery. Odpowiedni dobór słownictwa, efektywny sposób organizacji danych oraz elegancki projekt graficzny stanowią narzędzia, które uwypuklą Państwa osiągnięcia i kwalifikacje a w konsekwencji zaważą na decyzji menadżera personalnego o spotkaniu z Państwem.

Czas realizacji usługi:

Standardowy czas realizacji usługi wynosi 3-6 dni.

Oferta i koszt:

Dokumenty aplikacyjne w firmie hr.consultants - cv po angielsku są zawsze przygotowywane na indywidualne zamówienie. Nie korzystamy z gotowych szablonów. Każde zlecenie rozpatrujemy indywidualnie pod kątem, branży, w której chcecie Państwo pracować, doświadczeń zawodowych, wiedzy i umiejętności oraz Państwa potrzeb i oczekiwań. Opracowywane przez nas cv i list motywacyjny opieramy na szczegółowych informacjach, które uzyskujemy indywidualnie od każdego klienta, tak by dokładnie odzwierciedlały Państwa osobę.

Cennik usług wersja polska

 Cennik usług wersja polska i angielska

 Przy skomplikowanych lub nietypowych zleceniach zastrzegamy sobie prawo modyfikacji cen.

Dlaczego warto profilować listy

Pisanie listu motywacyjnego zajmuje dużo czasu. Należy dokładnie przeanalizować ogłoszenie i odpowiedzieć w taki sposób, żeby rzeczywiście dało się wyczuć, że jesteśmy zainteresowani, dlatego wiele osób rezygnuje z pisania listów i wysyła standardową formułę do wszystkich pracodawców.

O ile w przypadku stanowisk powtarzalnych np. w przypadku kiedy aplikujemy tylko na stanowiska sprzedawcy, jest to jeszcze do zaakceptowania, o tyle w przypadku stanowisk specjalistycznych może już nie wystarczać.

Z całą pewnością więc jeden list to zdecydowanie za mało, ponieważ dobry list to list napisany pod konkretne ogłoszenie. A im bardziej specjalistyczne jest stanowisko tym nasz list już z konieczności jest mniej uniwersalny.

Podsumowując, dobry list jest odpowiedzią na ogłoszenie pracodawcy. Powinniśmy dążyć do tego by naturalne wydawało się personalizowanie i dopasowanie listu do danego ogłoszenia.

Powyższe nie oznacza jednak z reguły całkowitej zmiany treści. Z reguły profilowanie listu pod konkretne ogłoszenie to zmiana 2, 3 zdań oraz dopsowanie innych drobnych elementów, takich jak np. nazwa stanowiska, nazwa pracodawcy lub inne specyfikczne wymagania wymienione w ogłoszeniu o pracę.

Oryginalność vs Schematyczność

Orginalność i schematyczność rozumiana jest tutaj w specyficzny sposób. Oryginalność to wysyłanie różnych listów motywacyjnych do różnych pracodawców. Schematyczność posługiwanie się jednym listem motywacyjnym w sposób ogólny opisującym naszą osobę. Oczywiście oryginalność jest wyjściem lepszym. Zdarza się przecież że to list przekonuje rekrutera do naszej kandydatury i szczerze opisana motywacja do pracy.

Oryginalność rozumiana jako list udziwniony, nietypowy, śmieszny może nie być dobrze odebrana. Rekruterzy raczej nie mają poczucia humoru, a jeśli już to po godzinach pracy, wtedy ewentualnie pokażą nasz dziwny list znajomym. W 99% sytuacji, należy więc za wszelką cenę, utrzymywać standardy, które obowiązują przy przygotowywaniu formalnej korespondencji.

A może jednak się da?

Oczywiście można nie traktować poważnie tych wszystkich rad i mieć rację. Jednak jeśli rozpatrujemy sprawę poszukiwania pracy w perspektywie szans i prawdopodobnieństwa sukcesu wtedy warto się zastanowić czy przy napisaniu oryginalnego listu moje szanse nie wzrosną z 1 do 5 procent. A to spowoduje że będę musiał wysłać mniej aplikacji, odpowiedzieć na mniej ogłoszeń. Czy warto? Na to pytanie, niestety, każdy musi odpowiedzieć sobie sam.

Czas na pisanie

Argumentem za stosowaniem jednego uniwersalnego listu jest czas, który trzeba poświęcić na pisanie. Z reguły przemyślenie tych kilku zdań zajmuje dobrych kilkanaście do kilkudziesięciu minut.

Drugi argument częściowo prawdziwy to fakt, iż rekrutujący często nie czytają listów motywacyjnych, czytają je niedokładnie i nie przywiązują wagi do treści tam zawartych. Jest to czasem prawda, ale z kolei dobry list może na tyle przekonać rekrutera, że zdecyduje się zadzwonić właśnie do tej nieszablonowej osoby, którą poświęciła swój czas, żeby napisać kilka zdań od siebie.

Przede wszystkim należy pamiętać, że list motywacyjny jest jednym z naszych pierwszych kontaktów z potencjalnym pracodawcą. Jeśli więc, nie uda się nam z jego pomocą zrobić dobrego wrażenia od razu, może nie udać się nam w ogóle.

Dobrego wrażenia nie zrobimy na pewno, długim, nudnym i w dodatku kilkustronicowym opisem swojej osoby i wszystkich możliwych zalet i czynności, które wykonywaliśmy.

Ważne jest to, że w liście mamy zareklamować niejako swoją osobę. Oznacza to, że w żadnym wypadku nie wolno tracić miejsca na opis swoich negatywnych lub słabych stron. W liście tylko opisujemy kwalifikacje, sukcesy, osiągnięcia i cechy, które pozytywnie świadczą o naszej kandydaturze.

Dlatego należy już na początku podkreślić:

• List motywacyjny piszemy zawsze na maksimum jedną stronę formatu A4.
• Tylko na prośbę ze strony pracodawcy możemy odstąpić od tego standardu
• Powinniśmy wysilić się na przynajmniej kilka zdań od siebie
• Początek i koniec listu jest standardowy.
• Środek czyli główna treść listu to nasza inwencja
• Jeśli nic nie przychodzi nam do głowy co do środka, możemy po prostu uwypuklić najważniejsze elementy z naszego cv. To jest dozwolone i jak najbardziej poprawne.

Struktura nagłówka

List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie powinien w nagłówku zawierać informacje o naszej osobie, tj. imię i nazwisko, kontakt, ewentualnie dane adresowe lub e-mail. Powinniśmy też list zaopatrzyć w datę i miejscowość w formacie np. Warszawa, dn. 15 października 2006.

Oprócz tego w liście w odpowiedzi na ogłoszenie nie powinniśmy zapomnieć o danych tej osoby, do której kierujemy nasz list tj. Nazwa pracodawcy i jego adres pod danymi dotyczącymi naszej osoby, pod datą i bliżej prawej strony. List rozpoczynamy:

• Szanowni Państwo - jeśli nie wiemy do kogo konkretnie piszemy.
• Szanowna Pani - jeśli wiemy że rekruterem lub odbiorcą będzie kobieta, ale nie znamy jej nazwiska
• Szanowny Panie - jeśli wiemy że rekruterem lub odbiorcą będzie mężczyzna, ale nie znamy jego nazwiska
• Szanowny Pani/e Kowalski/a - jeśli znamy nazwisko rekrutera lub odbiorcy naszego listu motywacyjnego

Jak zacząć list motywacyjny. Struktura treści

Jeśli chodzi o treść listu, to składa się ona z 4-5 paragrafów. Celem pierwszego z nich jest wstępne określenie dlaczego piszemy nasz list, w odpowiedzi na jaką ofertę oraz tego jak dowiedzieliśmy się o tym, że taka oferta jest dostępna. Może on brzmieć na przykład tak:

Przykład 1

W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w portalu pracnet.pl, z dnia 12 maja 2006 roku, dotyczące oferty pracy na stanowisku Telemarketera (nr ref. 44/55), przesyłam moje dokumenty aplikacyjne. Wierzę, że spełniam wymagania postawione w ogłoszeniu. Uprzejmie proszę o zapoznanie się z załączonym życiorysem zawodowym.

List motywacyjny lub podanie o pracę jest dokumentem, który z reguły towarzyszy cv w sytuacjach kiedy wysyłamy swoją aplikację do potencjalnego pracodawcy. List jest nie tylko pismem mówiącym o naszej motywacji i streszczającym kwalifikacje, lecz również informacją, która określa na jakie stanowisko aplikujemy oraz z jakiego powodu. Czy jest to, na przykład, odpowiedź na ogłoszenie, czy list wysłany w nadziei, że pracodawca ma wakaty, czy jeszcze inna odrębna sytuacja np. informacja od znajomego.

Bez listu motywacyjnego pracodawca musi najczęściej domyślać się, jakie stanowiska nas interesują, do kogo kierujemy swój list, jakie są nasze oczekiwania oraz tego co nas wyróżnia wśród innych kandydatur. Bez listu motywacyjnego nasza aplikacja może być odrzucona jako bezwartościowa/niepełna, ponieważ rekruter nie będzie miał z reguły czasu żeby przeanalizować wyłącznie nasze cv.

Mając na uwadze powyższe, przy sporządzaniu własnego listu motywacyjnego, powinniśmy zawsze dopasowywać go do konkretnego ogłoszenia lub każdej sytuacji, w której się tym dokumentem posługujemy. Dzięki temu wpływ jaki przy pomocy listu próbujemy wywrzeć na rekruterze będzie większy, a nasze szanse na rozmowę kwalifikacyjną wzrosną.

Faktem jest, że napisanie dobrego, skutecznego listu motywacyjnego jest zadaniem trudnym i wymaga wiele czasu, wysiłku i prób.

Nieporozumienia z nazwą "list motywacyjny"

W temacie pisania listu motywacyjnego pokutuje wiele nieporozumień. Szczególnie popularne jest to dotyczące samej nazwy "list motywacyjny". W końcu, mówią  kandydaci, jeśli nie mam pracy to przecież mam solidną motywację, żeby jakąś podjąć, po co więc mam wymyślać jakieś niestworzone historie?

To nieporozumienie z listem motywacyjnym, w mojej opinii, w znacznym stopniu, wynika z samego słowa "motywacyjny". Jego angielskie odpowiedniki: cover letter, covering letter czy job application letter oznaczają raczej list/pismo towarzyszące. Wcale nie ma w tym kontekście mowy o jakiejś motywacji, a przynajmniej nie stanowi ona podstawowej warstwy treściowej. Niefortunne polskie nazewnictwo powoduje, że kandydaci do pracy, mają trudne zadanie. Piszą list o motywacji, bo przecież pracodawcy proszą o list motywacyjny i mają poczucie, że to co robią to absurd, brak logiki i zadanie sprzeczne ze zdrowym rozsądkiem. By nie znaleźć się na tym samym torze, należy bezwględnie nauczyć się myśleć o liście motywacyjnym wyłącznie jako o liście towarzyszącym naszemu cv, w którym podkreślenie naszej motywacji czy raczej naszego zainteresowania daną pracą, jest tylko jednym z kilku istotnych elementów. Jeśli już oderwiemy się od tego powszechnego rozumienia słowa "list motywacyjny",powstaje pytanie: jak napisać go by był skuteczny.

Wzory listów motywacyjnych

Pisząc list po raz pierwszy, na pewno, dobrze jest korzystać z dobrych wzorów by na praktycznych przykładach poznać specyfikę tego dokumentu. Nie należy się jednak zniechęcać, jeśli za pierwszym razem się nie uda. Każdy kolejny list z całą pewnością będzie lepszy, dojrzalszy i tym samym skuteczniejszy niż poprzedni.

Gotowe wzory listów motywacyjnych można też ściągnąć. Takie przykładowe dokumenty aplikacyjne mogą być dobrą inspiracją w poszukiwaniu swojego stylu, a w niektórych przypadkach gotowym rozwiązaniem, które praktycznie bez żadnych zmian można wysłać do pracodawcy.

Struktura listu motywacyjnego

List motywacyjny jest rodzajem korespondencji formalnej i są określone reguły, którymi powinniśmy się kierować pisząc go. Przede wszystkim struktura jest mimo dużej dowolności wewnętrznej, ściśle określona. List składa się z 3 - 4 paragrafów, z których dwa skrajne stanowią rozpoczęcie i zakończenie dokumentu. Objętość listu nie powinna przekraczać jednej strony formatu A4. Czcionka musi być czytelna, a odstępy między wierszami powinny ułatwiać czytanie. Znaczy to, że standardowy odstęp (interlinia) wynoszący 1 należy poszerzyć do 1,25 - 1,5. W MS Word jest to następująca ścieżka z menu: Format -- Akapit -- Interlinia:.

Wstęp listu motywacyjnego

Tak jak i prawie każdą inną korespondencję formalną, tak i list motywacyjny cechują następujące reguły. W nagłówku musimy zawrzeć:

• Swoje imię i nazwisko (lewy górny róg)
• Miejscowość i datę (w prawym górnym rogu)
• Dane osoby lub firmy, do której list jest kierowany (na prawo od środka poniżej nazwiska i daty)

List rozpoczynamy od zwrotu Szanowni Państwo, jeśli nie znamy nazwiska osoby do której kierujemy korespondencję. W sytuacji kiedy znamy nazwisko, zwrot powitalny formułujemy: Szanowny Panie (Nazwisko) lub Szanowna Pani (Nazwisko).

Po tych zabiegach mamy już gotowy nagłówek naszego listu i możemy przystąpić do pisania pierwszego akapitu. W tym artykule: przykład jak zacząć list motywacyjny. Warto się z nimi dodatkowo zapoznać. Kolejny artykuł z którym warto się zapoznać to: Rodzaje listów motywacyjnych

Pierwszy akapit listu motywacyjnego

Pierwszy akapit jest elementem listu motywacyjnego, w którym informujemy czytelnika o tym co było powodem wysłania aplikacji: ogłoszenie, chęć pracy w tej właśnie firmie, wiadomość o wakacie na stronie internetowej czy też inne rzeczy.

Ważne jest by podać stanowiska lub stanowisko, którymi jesteśmy zainteresowani. Wiele osób popełnia błąd myśląc, że firma w danym momencie na pewno szuka tylko jednej osoby i że rekruter otwierając naszą korespondencję będzie wiedział o co chodzi. W rzeczywistości w firmach często postępowania rekrutacyjne toczą się równolegle i nasze nieoznakowane dokumenty mogą wylądować w koszu.

Istotne jest by w tych 4-5 zdaniach, które stanowią wstęp listu motywacyjnego zachęcić potencjalnego pracodawcę do dalszego zgłębiania naszych dokumentów aplikacyjnych. Czy musimy już od początku być oryginalni? Raczej nie. Po pierwsze jest to trudne przy wstępie a po drugie może się nie udać stylistycznie i już na starcie będzie klapa.

Więcej tutaj: wzory wstępów i zakończeń listów motywacyjnych. Być może te przykłady będą dodatkową inspiracją dla piszących.

Treść listu

Po uporaniu się z nagłówkiem przychodzi czas na przedstawienie swoich umiejętności i "pochwalenie się" kwalifikacjami. List motywacyjny jest przecież też formą marketingu swojej kandydatury. Oczywiście "przechwałki" muszą mieć uzasadnienie w rzeczywistości, bo z całą pewnością zostaniemy zapytani o nie na rozmowie kwalifikacyjnej. Dlatego też pamiętajmy, piszemy wyłącznie o swoich mocnych stronach, ale piszemy prawdę. Kłamstwo/Naciąganie faktów nie jest dobrą strategią, a jeśli zostaniemy na nim przyłapani, co wcale nie jest takie nieprawdopodobne, na pewno będziemy mogli pożegnać się z pracą, na której nam bardzo zależało.

Częstą radą, którą otrzymują kandydaci jest nie powielanie treści, które znajdują się już w życiorysie zawodowym, jednak to nie powielanie nie oznacza, że pewnej cechy czy umiejętności nie powinniśmy uwypuklić również w liście motywacyjnym jeśli wydaje się nam ona szczególnie ważna dla danego stanowiska.

Podsumowując w treści listu motywacyjnego piszemy o naszych osiągnięciach, kwalifikacjach, umiejętnościach i cechach, które są istotne w pracy na oferowanym stanowisku. W liście podkreślamy swoje mocne strony i osiągnięcia, ale nie kłamiemy. Należy też pamiętać by już w liście podać przynajmniej ogólnie przykłady udowadniające naszą wypowiedź. Jeśli tego nie zrobimy lub co gorsza napiszemy "czcze przechwałki" z pewnością zostanie to zweryfikowane na rozmowie. W takiej sytuacji po prostu narobimy sobie niepotrzebnych nadziei i stracimy czas.

Jeszcze raz o marketingu

List motywacyjny to dokument nad którym mamy pełną kontrolę. Możemy w nim napisać co tylko chcemy i powinniśmy z tej możliwości skorzytać. Tak jak w marketingu podkreślamy pozytywne aspekty a za wszelką cenę unikamy negatywnych. Oznacza to, że jeśli nasz list zawiera zdanie: "wprawdzie nie mam wystarczającego doświadczenia, ale...", to należy je wykreślić. W końcu kto chce kupić towar, którego nawet sam producent nie docenia.

Na zakończenie listu...

Dziękujemy czytelnikowi za uwagę i poświęcony czas, jeszcze raz podkreślamy swoje zaangażowanie, oraz przedstawiamy w jaki sposób można się z nami skontaktować. W Polsce inicjatywa kontaktu jest po stronie pracodawcy. W USA kandydaci często informują potencjalnego pracodawcę, że np. w przeciągu dwóch tygodni skontaktują się z nim w celu potwierdzenia otrzymania aplikacji i ustalenia godziny spotkania. Wydaje mi się jednak że rekomendowanie tej metody jest jeszcze przedwczesne jak na nasze warunki.

List lub podanie o pracę kończymy jednym ze zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku lub Łączę wyrazy szacunku oraz w wersji papierowej podpisujemy odręcznie imieniem i nazwiskiem a w wersji elektronicznej tylko piszemy nasze imię i nazwisko.

List motywacyjny na zamówienie

Serwis hr.consultants list motywacyjny oferuje też przygotowywanie listów motywacyjnych na indywidualne zamówienie klienta. Piszemy listy po polsku i po angielsku. Mamy duże doświadczenie w przygotowywaniu profesjonalnych dokumentów aplikacyjnych na różne stanowiska specjalistyczne i menadżerskie.

Brak Celu zatrudnienia

Błąd ten, dość często popełniany jest przez osoby, które dopiero wkraczają na rynek pracy. Cel zatrudnienia nie jest najważniejszym elementem życiorysu, ale jeśli go brakuje, czasem nie wiadomo o jakie stanowisko ubiega się kandydat. Co gorsza zdarzają się aplikacje, w których brak jest tej informacji w liście motywacyjnym, a nawet w temacie e-maila. Rekruter przeglądając nasze dokumenty nie wie wtedy na jakie stanowisko startujemy. Może próbować się tego domyślać, ale jeśli nie mamy mocnego cv, odrzucenie naszej aplikacji jest bardzo prawdopodobne. Po prostu przy 50-100 innych aplikacjach domyślanie się o co nam chodziło nie ma sensu

W przypadku jeśli wysyłamy nasz życiorys na konkretne ogłoszenie, cel zatrudnienie (dla stanowiska może być sformułowany w następujący sposób:

Cel:

Objęcie stanowiska Przedstawiciela Handlowego w rozwijającej się organizacji, która daje swoim pracownikom możliwość osiągania ambitnych celów i pracy z najlepszymi

Jasny cel zatrudnienia mówi czytelnikowi dokładnie jaka jest nasza oferta. Pozwala specjaliście zakwalifikować naszą ofertę, do kategorii, grupy lub branży. Ukierunkowuje ocenę pozostałych elementów naszej aplikacji.

Ważna uwaga: Jeśli brakuje nam miejsca możemy cel zatrudnienia zawrzeć w naszym liście motywacyjnym. Cel jest ciekawym elementem, ale czasem warto zachować przestrzeń np. dla opisania osiągnięć, wyników czy też umiejętności z których jesteśmy szczególnie dumni.

Skupienie się na sobie i swoich potrzebach

Jest to bardzo poważny mankament wielu aplikacji i listów motywacyjnych. Polega on na wypunktowaniu jedynie faktów mówiących o tym co pracodawca może zrobić dla nas i czego oczekujemy po zatrudnieniu się w jego firmie, ale ani słowa o tym co on z tego będzie miał. Ciężar tego błędu jest duży z uwagi na to, że pracodawca w naszym cv i liście motywacyjnym nie otrzymuje informacji o korzyściach jakie będzie miał po zatrudnieniu nas. Powoduje to, że szanse na pozytywne rozpatrzenie naszej aplikacji spadają.

To nastawienie u większości piszących listy motywacyjne jest nastawieniem ja petent piszę do bezosobowej firmy. Jest to poważny błąd. Nasze nastawienie powinno być: mam umiejętności, które można wykorzystać na jakimś stanowisku w danej firmie. Oferuję te umiejętności i chcę przekonać osobę (człowieka), do którego piszę, że warto się ze mną spotkać bo mam wiele do zaoferowania. Nie jestem petentem, jestem partnerem. Szczególnie w sytuacjach kiedy rzeczywiście mam ciekawe, specjalistyczne umiejętności.

Skupienie się na zakresie czynności z pominięciem wyników i osiągnięć

Generalnie można powiedzieć, że dwie osoby na tych samych stanowiskach, będą miały bardzo podobne lub nawet identyczne zakresy obowiązków. W sumie więc nie można uznać zakresu czynności, jako wyjątkowej cechy kandydata. To co każdy z nas robi na takim samym stanowisku, jest w takim razie mniej ważne od tego, w jaki sposób to robi oraz od tego, jakie to przynosi efekty. Co jest rezultatem naszej pracy.

Rezultaty, osiągnięcia, sukcesy wyróżniają nas spośród setek podobnych zakresów czynności. Wyniki, które zrobiliśmy, plany które wykonaliśmy lub przekroczyliśmy, innowacje, które wprowadzone zostały przy naszym udziale. To nas wyróżnia i o tym z całą pewnością warto powiedzieć. Brak tych informacji powoduje, że nasze cv staje się suche, niewiele mówiące, podobne do setek innych.

Błędy Gramatyczne, Błędy ortograficzne, zwykłe literówki

Język jakim napisany jest nasz życiorys i list motywacyjny jest bardzo ważny. Aplikacja należy do kategorii korespondencji formalnej. Reguły, które dotyczą jej pisania są dość sztywne i wszelkie próby wyłamania się, będą traktowane przez specjalistów negatywnie. Oczywiście są stanowiska, chociażby copywriter, grafik/projektant, w których reguły można delikatnie naruszyć, jednak większość tradycyjnych stanowisk wymaga jednak tradycyjnego podejścia.

Błędy ortograficzne to dyskwalifikacja, literówki zwłaszcza jeśli jest ich więcej niż jedna również oznaczają co najmniej żółtą kartkę. Pamiętajmy, nasze cv jest naszą wizytówką, świadczy o nas, opisuje naszą osobę. Forma i styl w jakim się to dzieje może być bardzo różny, ale im staranniej go dopracujemy, tym efekt będzie lepszy. By uniknąć tych wstydliwych błędów, zawsze należy uruchomić moduł sprawdzania pisowni. Jednak to okazuje się czasem za mało. Oprócz tego należy bardzo dokładnie przeczytać swoje cv, szczególną uwagę zwracając na daty, miejsca, nazwy własne, przecinki oraz jeszcze raz na gramatykę i ortografię.

Dobrze jest też gdy naszą aplikację przeczyta pod kątem literówek jeszcze przynajmniej jedna osoba. Jeśli nie mamy takiej możliwości, odłóżmy nasz dokument na przynajmniej 24 godziny i przeczytajmy go po tym czasie, bo najtrudniej jednak jest poprawić błędy na gorąco.

Brak dokładnych dat

Z punktu widzenia specjalisty ds rekrutacji brak dokładnych dat, to brak możliwości oceny kandydata. Weźmy chociażby najprostszy przykład:

2003-2004 Firma x Stanowisko: sprzedawca

Czy kandydat pracował dwa lata od stycznia 2003 do grudnia 2004, czy może tylko dwa miesiące od grudnia 2003 do stycznia 2004, a może dwa tygodnie lub dwa dni? Rekruter nie będzie się tego domyślał, a jeśli całe cv będzie tak skonstruowane, zostanie po prostu odrzucone bez czytania, bo dla specjalisty brak jednoznacznych dat oznacza, próbę ukrycia informacji, albo sygnalizuje zwykłą niechlujność.

Przestarzałe lub nieistotne informacje

Dość częstym błędem popełnianym w życiorysach zawodowych jest umieszczanie przestarzałych informacji dotyczących doświadczenia oraz ukończonych szkół. Generalnie zdarza się na przykład, że aplikacja osoby z dziesięcioletnim doświadczeniem i wyższym wykształceniem zawiera dane o ukończonej szkole podstawowej.

Podobnym błędem jest sytuacja kiedy pracownik z 20 letnim stażem opisuje co robił na praktykach zawodowych w latach 70-tych, w zakładzie pracy, który od 10 lat już nie istnieje.

Należy szczególnie podkreślić, że życiorys zawodowy to nie biografia. Informacje nieistotne powinny być pominięte. Z kolei wszystkie istotne szczegóły powinny być bardzo starannie zebrane i efektownie opisane, bo marketing własnej osoby jest tutaj równie istotny jak kwalifikacje.